Evenement op eigen locatie organiseren
Een evenement op eigen locatie vraagt om meer dan een goed idee. Routing, veiligheid, techniek, sfeer, catering en logistiek: alles moet kloppen! Terwijl jullie gasten vooral moeten genieten en jij je geen zorgen wilt maken over de uitvoering.
Advance Events is gespecialiseerd in het organiseren van evenementen op eigen terrein: van eerste locatieschouw tot volledige uitvoering. Met ruim 20 jaar ervaring hebben wij hebben inmiddels al 1000+ evenementen op eigen locatie mogen organiseren.
Op basis van jouw wensen brengen we ideeën op creatieve wijze tot leven in een evenement met beleving, dat persoonlijk aanvoelt, creatief verrast én zonder zorgen verloopt.
- Creatief concept dat helemaal bij jullie past
- Strakke regie en alles tot in de puntjes geregeld
- Persoonlijke aanpak en onvergetelijke beleving
Waarom een evenement op eigen locatie organiseren?
Het organiseren van een evenement bij jullie op het eigen terrein heeft veel voordelen. Het zorgt voor extra binding wanneer jij jouw klanten of relaties feitelijk bij jullie ’thuis’ uitnodigt. Ook zorgt een event dat op de eigen locatie wordt georganiseerd altijd voor een extra hoge opkomst.
Daarnaast is het natuurlijk leuk om de gasten met een rondleiding door het pand een kijkje achter de schermen te geven. Je maakt ze daarbij onderdeel van iets unieks dat voor anderen verborgen blijft.
Bovendien zijn er belastingtechnisch veel voordelen wanneer het een event voor eigen medewerkers betreft. Dan zijn evenementen op eigen werkplek vrij voor de WKR en dat dat scheelt enorm!
Wat is een evenement op eigen locatie precies?
Een evenement op eigen locatie is een zakelijk evenement voor relaties, klanten of medewerkers, dat plaatsvindt op jullie eigen terrein (de werkplek). Denk hierbij aan bijvoorbeeld een kantoor, fabriek of loods. Maar het kan ook de buitenruimte of parkeerplaats bij jullie pand zijn.
In plaats van een externe eventlocatie wordt jullie bedrijf het decor van het event. Dat zorgt voor meer betrokkenheid, herkenning en beleving. De eigen locatie wordt vaak ingezet voor personeelsfeesten, jubileum evenementen, open dagen, officiële openingen en bedrijfsfestivals. Juist bij deze momenten versterkt de eigen omgeving het verhaal dat je wilt vertellen.
Voor welke evenementen is de eigen locatie geschikt?
- Personeelsfeest op eigen locatie
Van zomerfeest tot feestavond: een personeelsevent op eigen terrein voelt vertrouwd en verlaagt de drempel om te komen. - Bedrijfsfestival op eigen terrein
De parkeerplaats biedt vaak dé ideale ruimte voor een feestelijk bedrijfsfestival met foodtrucks, podia, fun area’s en meer. - Jubileumevenement op eigen locatie
Juist bij een bedrijfsjubileum is het verhaal van het bedrijf essentieel. De geschiedenis wordt zichtbaar en tastbaar. - Open dag op openhuis
Eigen terrein is perfect voor open dagen voor familie, klanten of omwonenden met beleving en vertier voor jong en oud. - Officiële opening / introductie
Voor de opening van een nieuw pand, productielijn of uitbreiding is de eigen locatie vaak de meest logische én krachtige plek. - Klantendag / zakelijk evenement
Er is geen betere plek je klanten en relaties tijdens een klantendag te ontvangen dan bij jou ‘thuis‘ op het bedrijf!
Zo pakken wij een evenement op eigen locatie aan
Elk terrein en ieder pand is anders. Daarom starten wij altijd met een locatieschouw. We kijken naar de beschikbare ruimte, logistiek, veiligheid, bereikbaarheid en aandachtspunten zoals buren of geluid. Ook kijken we alvast naar technische en facilitaire aspecten.
Op basis daarvan maken we een concreet plan voor terreinindeling, parkeerbeheer, techniek, aankleding, catering, veiligheid en planning dat natuurlijk helemaal aansluit bij het creatieve eventconcept dat we voor jullie bedenken. Ook zorgen we voor eventuele vergunningen.
Tijdens het event zorgen onze eventmanager voor een strakke regie, zodat jullie je volledig kunnen richten op jullie gasten. Of het nu gaat om een klantendag, open dag of een bedrijfsfestival: wij zorgen dat alles klopt — vóór, tijdens en na het evenement.
Praktische checklist voor een evenement op eigen locatie
Je staat er versteld van wat er allemaal om de hoek komt kijken wanneer je een evenement op eigen locatie wilt organiseren. Een handige checklist:
- Bereikbaarheid, parkeren en verkeer
- Terreinindeling en routing
- Techniek: licht, geluid en stroom
- Sanitair en waterpunten
- Veiligheid (BHV, EHBO, crowdcontrol)
- Aankleding, decoraties en styling
- Catering, entertainment en hospitality
- Communicatie omgeving (drukte/geluid)
- Weersmaatregelen bij buitenlocaties
- Opbouw- en afbouwplanning
- Milieu, afvalbeheer, schoonmaak
- Aanvragen vergunning, contact gemeente
Advance Events neemt deze onderdelen volledig uit handen of ondersteunt waar nodig.
Stappenplan event op eigen locatie (in 10 stappen)
Wanneer je een offerte bij ons aanvraagt is het handig zelf alvast de uitgangspunten te bepalen. Om het jullie makkelijk te maken hebben wij hiervoor een beknopt stappenplan gemaakt.
- Doel & aanleiding – Bepaal de aanleiding en het doel.
- Doelgroep – Bedenk welke gasten je wilt uitnodigen.
- Datum – Bepaal de beste periode voor jullie event.
- Routes/rondleidingen bepalen – Wat wil je laten zien?
- Programma – Maak een eerste opzet voor het programma.
- Eigen inbreng – Welke onderdelen doen jullie zelf?
- Entertainment – Muziek, amusement, artiesten, acts?
- Catering & styling – Bepaal je wensen en voorkeuren.
- Veiligheid + vergunningen – Hierin helpt Advance Events.
- Communicatie + uitnodigingen – Bedenk een leuke save the date, uitnodiging en herinnering.
Case omschrijvingen van evenementen op eigen locatie
Hieronder noemen we je een aantal referenties. Klein of groot, formeel of feestelijk, binnen of buiten… je kunt voor ieder evenement op eigen locatie bij Advance Events terecht!
- Start bouwvak Foodtruckfestival
– Gebr. Blokland Bouw (150 gasten) - 100-jarig jubileumevent
– Kievit Kozijnen (500 personen) - Parade feest
– TBV IJsselstein (650 personen) - 2-daags jubileumevenement
– Koppert (700 + 850 gasten) - Officiële opening nieuw pand
– Dillewijn Zwapak (800 gasten)
Je kunt ook dit filmpje over events op eigen locatie (Youtube) bekijken. Onderaan deze pagina, noemen we nog meer cases.
Waarom Advance Events?
Creatief, deskundig en persoonlijk
Bij Advance Events zorgen we voor een onvergetelijke ervaring die past bij jullie organisatie. We maken het persoonlijk met aandacht voor styling, beleving, verhaal en sfeer. Daarbij zorgen we voor een gedegen voorbereiding en strakke organisatie.
20+ jaar ervaring in evenementen op locatie
Wij combineren creativiteit met ervaring, kennis en kunde: je werkt samen met een organisatie die al meer dan 2 decennia events op eigen locaties organiseert met een deskundig team die de juiste leveranciers kent, die weten wat werkt en je verrassen met unieke suggesties die precies aansluiten bij jullie bedrijf en doelgroep.
Eén partner voor concept én uitvoering
Geen losse schakels: één deskundige partij die alles voor je regelt. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en geeft vertrouwen.
Evenementen op eigen locatie en de WKR - hoe zit dat?
De WKR (Werkkostenregeling) is een fiscale regeling waarin staat hoeveel je als werkgever onbelast mag besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor je medewerkers. Dit heet de ‘vrije ruimte’. Evenementen op de werkplek (eigen kantoor, fabriek, magazijn, loods, buitenterrein of parkeerterrein) zijn onbelast en WKR-vrij (nihilwaardering). Alleen voor het stukje ‘food’ wordt een bijtelling gerekend alsof het een overwerkmaaltijd zou zijn. Dit is de forfaitaire waarde.
Iedere ruimte (binnen of buiten) waar jij als werkgever Arbo-verantwoordelijkheid hebt, telt als werkplek en daar is een evenement dus zo goed als vrij voor de WKR. Evenementen in externe locaties, dus niet op de werkplek, vallen wel onder de WKR, alhoewel je hierbij een zgn. “knip” mag geven (in overleg met de belastingdienst) voor zakelijke en werkgerelateerde onderdelen binnen een event (denk aan trainingen, inhoudelijke sessies e.d.). Meer weten? Bezoek dan de WKR website van de belastingdienst.
NB. Genoemde informatie is onder voorbehoud van tussentijdse wijzigingen.
Kleinschalige events
Soms zijn er van die bijzondere momenten op het bedrijf, waarbij je iets speciaals wilt doen. Ook dan kan Advance Events je helpen!
- Piaggio’s, ijscokarren en foodtrucks
- Feestelijke ontbijt- of lunchpakketten
- Speciale catering op het bedrijf
- Verzorging van borrels en barbecues r
- Maatwerk geschenkpakketten
Bekijk de mogelijkheden. Is er een gelegenheid waarvoor je iets speciaals zoekt? We denken graag met je mee. Je kunt ons bereiken via telefoon 010-7504400.
Ontdek de mogelijkheden van jullie eigen locatie
Benieuwd wat er mogelijk is op jullie eigen locatie? In een eerste gesprek bekijken we samen de locatie en bespreken we je wensen. Op basis daarvan ontvang je een verrassend voorstel.
- Binnen 48 uur een eerste plan + budget
- Persoonlijk contact
- Deskundige organisatie & strakke regie
- Alles in één hand geregeld
Advance Events is een creatieve evenementenorganisator uit Schiedam (regio Rotterdam) en al 20 jaar actief in de organisatie van evenementen op eigen locatie van de klant. Wij verzorgen het hele traject: van idee tot realisatie en regelen alles tot in de puntjes.
Neem contact met ons op via telefoon 010-7504400, stuur ons een bericht of vraag een vrijblijvende offerte aan.
Onze USP's voor events op eigen locatie
- Creatieve events met strakke regie
- Georganiseerd van concept tot uitvoering
- Routing, veiligheid en hospitality goed geregeld
- Persoonlijke aanpak: jullie verhaal staat voorop
- Voor medewerkers, klanten of zakelijke relaties
- Voor events van 100 tot 2.500 gasten of meer
- 20+ jaar ervaring in events met impact
Nog meer leuke eventpagina’s
Ook leuk om te lezen zijn de pagina’s over een open dag op eigen locatie, een zakelijk openhuis en over een festival op het bedrijf.
In de praktijk
Veelgestelde vragen
Heb jij ook iets te vieren? Vraag een offerte aan via het formulier op deze pagina of bel ons via 010 – 750 4400
Je vergroot de betrokkenheid, bespaart reistijd en maakt van je eigen omgeving een krachtig onderdeel van de beleving. Daarnaast is er bij personeelsevents een WKR voordeel en haal je de drempel om te komen weg. Ook de beleving van een event op eigen locatie is intens. Het event maakt indruk en zal langer bijblijven. Vaak hoor je uitspraken als “Weet je nog, ons 50-jarig jubileumfeest van 9 jaar geleden… Toen hadden ze de fabriekshal echt gaaf ingericht.“
Ja. Met de juiste terreinindeling, techniek en logistiek zijn ook grotere groepen goed te ontvangen, zowel binnen als buiten. Wist je overigens dat Advance Events veel materialen en voorzieningen die nodig zijn voor een evenement op het eigen bedrijf zelf in beheer heeft? Meubilair, inrichting, techniek… je kunt het zo gek niet bedenken of het staat in ons magazijn. Hierdoor kunnen we snel schakelen en tegen interessante tarieven zaken voor je regelen.
In iedere gemeente zijn de vereisten weer anders. In principe is voor een evenement op eigen locatie geen evenementenvergunning nodig, mits het een groot event betreft. Wel is er toestemming nodig vanuit de Veiligheidsregio (Gemeente, Politie, Brandweer) en vaak moet er een melding worden gedaan. Advance Events kan het hele traject voor je regelen. We denken hierin graag mee en begeleiden het proces waar nodig.
We werken altijd met een weerplan, zodat het evenement veilig en comfortabel door kan gaan. Het het nodig is kunnen wij voorzien in partytenten, overkappingen en grote parasols.
Ja. Advance Events organiseert evenementen op eigen locatie in heel Zuid-Holland en Utrecht. Overigens kun je ons natuurlijk ook inschakelen voor een evenement in Noord-Holland, Gelderland, Brabant of zelfs ver daarbuiten. Alleen zijn de reist- en transportkosten dan iets hoger.
De kosten voor een evenement op eigen locatie kunnen sterk variëren en hangen af van de wijze waarop het evenement wordt ingevuld. Je kunt het zo goedkoop of kostbaar maken als je zelf wilt. Aan ons de taak om, gebaseerd op jouw wensen en voorkeuren, een begroting te maken waarin alle belangrijke onderdelen zijn opgenomen. We zorgen altijd voor een optielijst met onderdelen die je als extra kunt toevoegen. Vraag een vrijblijvende offerte aan en laat je verrassen.
Zeker! Ook als het gaat om de creatieve input voor het evenement op jullie eigen locatie, ben je bij Advance Events aan het juiste adres. Bezoek de pagina Over Ons voor meer informatie. Ook leuk om eens te bekijken is de pagina Evenementenbureau.
Waarom kiezen voor
Advance events?
Deskundig en ervaren
Advance Events is al 20 jaar actief in de organisatie van bedrijfsevenementen. In al die jaren hebben we heel wat events georganiseerd. Van 75 tot 2,500 gasten, voor kleine en grote opdrachtgevers, zowel zakelijk als feestelijk.
Verrassend en creatief
Wij brengen jouw wensen met creatieve concepten tot leven. Onze evenementen kenmerken zich door een creatief samenspel van verrassende elementen die gezamenlijk zorgen voor een onvergetelijke totaalbeleving!
Persoonlijk en betrokken
Persoonlijk, betrokken en vanuit het hart – de pijlers van onze organisatie! Jij als opdrachtgever en je gasten voelen zich bij ons echt in de watten gelegd. Gastheerschap op hoog niveau, dat is de kracht van ons familiebedrijf.
Kwaliteit tot in detail
De kleinste details kunnen de grootste effecten teweeg brengen. Wij laten niets aan het toeval over en zorgen altijd voor het hoogst mogelijke kwaliteitsniveau. We willen niet de grootste zijn, maar wel de beste en daar doen we alles voor!
Heb jij ook iets te vieren? Vraag een offerte aan via het formulier op deze pagina of bel ons via 010 – 750 4400
