Open dag op eigen locatie organiseren

De tijd die je nodig hebt voor het creëren van een leuke invulling, alle onderdelen verder uit te werken, eventuele vergunningen aan te laten vragen en bijvoorbeeld genoeg tijd te houden voor het uitnodigingstraject, is natuurlijk sterk afhankelijk per open dag en per bedrijf. Gemiddeld is het raadzaam om toch wel een half jaar vooraf te starten met de voorbereidingen. Weten welke tijd voor jullie open dag nodig is? Maak een afspraak voor een vrijblijvende brainstorm.

Voor een evenement op eigen terrein is meestal geen vergunning nodig. Echter, als het gaat om een grootschalig evenement of een open dag waarbij ook tenten worden geplaatst, dan moet er wel melding worden gemaakt bij de gemeente. Ook zal er via de Regioveiligheidsdienst een gebruiksvergunning voor de tenten moeten worden aangevraagd. Overigens zijn dit allemaal zaken die evenementenorganisatie Advance Events voor je zal regelen.

Ja, op dit moment is een open dag voor de medewerkers dat op de werkplek wordt gehouden vrijgesteld van de WKR bijtelling. De event experts van Advance Events vertellen je hier graag alles over. Je kunt ook kijken op deze pagina.

Jazeker, dat kunnen wij als geen ander. We hebben een ideeënboek met honderden suggesties van unieke amusement- en entertainment onderdelen die uitstekend in te zetten zijn tijdens een open dag bij jullie op eigen locatie. Van muzikanten, bands en DJ’s, tot doe-amusement, attracties, lopend entertainment en speciaal kinderentertainment. Voor jong en oud hebben we diverse suggesties. Meer weten? Vraag een offerte aan.

Ja, voor jullie open dag kunnen wij een ludiek meertraps uitnodigingstraject ontwerpen, inclusief een leuke save the date, een verrassende uitnodiging en een opvallende herinnering. Ook kunnen wij een aanmeldingssysteem opzetten via Google Docs of via een speciale Open Dag website. Ook als het gaat om toegangscontrole en gastenregistratie hebben wij volledig geautomatiseerde systemen met QR codes en scanapparatuur beschikbaar. Meer weten? Neem contact met ons op via 010-7504400.

Dat is een uitstekende vraag die natuurlijk vaak gesteld wordt. De kosten voor een open dag worden beïnvloed door de opzet en invulling. Je kunt het eigenlijk zo goedkoop of duur maken wat je zelf wilt. Kies je voor een leuke rondleiding en wat hapjes en drankjes, of ga je helemaal los met een open dag waarbij er ook foodtrucks zijn, er een familieplein is met festivaltenten en zelfs optredens van artiesten? Ook de grootte van de groep speelt een grote rol. Hoe groter het gastenaantal, hoe lager de prijs per persoon uitkomt. We komen graag vrijblijvend met je in contact, zodat we aan de hand van jouw wensen een eerste budget indicatie kunnen geven. Grofweg liggen de budgetten vaak tussen de € 95 en € 135 per persoon.

Wij worden ingeschakeld voor open dagen voor groepen vanaf 100 tot soms wel 2.500 gasten. Maar, ook wanneer jullie tussen de 75 en 100 gasten verwachten, kunnen we jullie ook zeker helpen, waarbij de kosten per persoon misschien ietsjes hoger zullen zijn. Kijk ook eens naar de pagina Open dag organiseren. Ook leuk om te lezen zijn de pagina’s over een zakelijk openhuis en over een festival op het bedrijf.

Seizoen
Als de open dag alleen binnen plaatsvindt, kan dit natuurlijk gedurende het hele jaar. Wil je ook een buitenterrein bij je open dag betrekken, dan zijn vooral de maanden juni, juli en september ideaal. Ook in het voorjaar (april/mei) kan je met gedegen tentaccommodaties ook zeker leuke dingen doen.

Programmatijden
Qua programmatijden is ons advies om gemiddeld uit te gaan van 3,5 tot 4 uur verblijfstijd. Is er een maaltijd of foodtrucks, dan is 5 uur verblijfstijd aan te raden. Veel open dagen starten net na de lunch rond 14.00 uur en eindigen uiterlijk 18.00 uur. Verwacht je heel veel gasten, dan kan je ’s ochtends al starten. Houd er rekening mee dat in het sportseizoen jeugdsporten vaak op zaterdagochtend zijn.