Is onze bedrijfslocatie eigenlijk wel geschikt voor een evenement?
Een bedrijfsfeest, open dag, jubileum of familiedag organiseren op je eigen locatie heeft veel voordelen. Je hoeft geen externe locatie te huren, medewerkers kennen de plek en je kunt gasten letterlijk een kijkje achter de schermen geven.
Maar een bedrijfspand of bedrijfsterrein is natuurlijk niet gebouwd als evenementenlocatie. Dat betekent niet dat het niet geschikt is. Integendeel: met de juiste voorbereiding kunnen juist de meest verrassende evenementen ontstaan op een plek waar normaal wordt gewerkt, geproduceerd of opgeslagen.
De vraag is vooral: is jullie locatie praktisch geschikt voor het evenement dat jullie voor ogen hebben? Met deze 10 punten krijg je daar snel een eerste beeld van.
1. Is er voldoende ruimte voor het aantal gasten?
Begin bij het aantal gasten en kijk vervolgens hoeveel ruimte er daadwerkelijk beschikbaar is. Een lege bedrijfshal van 1.000 m² klinkt bijvoorbeeld ruim, maar zodra er een podium, catering, statafels, decoratie, garderobe en techniek in komen te staan, blijft er vanzelfsprekend minder publieksruimte over.
Ook de gewenste invulling speelt een belangrijke rol. Voor een receptie met statafels heb je minder ruimte nodig dan voor een diner met gedekte tafels of een feestavond met podium en dansvloer. Kijk daarom niet alleen naar de vierkante meters, maar vooral naar wat er tijdens het evenement allemaal in de ruimte moet gebeuren.
2. Kunnen gasten veilig naar binnen en naar buiten?
Bij een evenement komen er vaak veel meer mensen tegelijk in een gebouw dan tijdens een gewone werkdag. Controleer daarom de toegangen, nooduitgangen en vluchtwegen. Zijn deze goed bereikbaar en duidelijk zichtbaar? Kunnen deuren volledig worden geopend?
En blijven vluchtwegen vrij wanneer er meubilair of decoraties worden geplaatst? Het kan nodig zijn om aanvullende veiligheidsmaatregelen te nemen.
3. Is er voldoende stroom beschikbaar?
Verlichting, geluid, keukenapparatuur, koelingen, koffievoorzieningen, foodtrucks en audiovisuele techniek hebben allemaal stroom nodig. Een paar gewone wandcontactdozen zijn dan al snel onvoldoende.
Breng daarom vooraf in kaart welke stroomgroepen en aansluitingen beschikbaar zijn en hoeveel vermogen daarop kan worden aangesloten. Soms is aanvullende stroomvoorziening nodig, bijvoorbeeld via krachtstroom of een externe stroomvoorziening. Juist dit is een onderdeel dat bij evenementen op bedrijfslocaties regelmatig wordt onderschat.
4. Hoe zit het met toiletten?
Voor een normale werkdag zijn de bestaande toiletten meestal voldoende. Tijdens een evenement kan dat anders zijn. Als er normaal 40 medewerkers in een pand werken en er tijdens een familiedag ineens 400 bezoekers komen, zijn extra sanitaire voorzieningen waarschijnlijk noodzakelijk.
Mobiele toiletten of luxe toiletunits kunnen dan een oplossing zijn. Vergeet daarbij ook de toegankelijkheid voor mindervalide gasten niet.
En is ook de schoonmaak van de toiletten tijdens het feest of evenement geregeld? Dit kun je ook uitbesteden, bijvoorbeeld aan Bep en Toos met hun hilarische plee-act!
5. Is de locatie goed bereikbaar?
Kijk niet alleen naar de bereikbaarheid voor medewerkers, maar vooral naar die van bezoekers die de locatie misschien nog nooit hebben bezocht. Is het adres eenvoudig te vinden? Is duidelijk waar gasten het terrein moeten oprijden? Zijn er verschillende ingangen voor vrachtverkeer en bezoekers?
Met tijdelijke bewegwijzering, vlaggen, signing of verkeersbegeleiders kan veel onduidelijkheid worden voorkomen. Een goede ontvangst begint tenslotte al voordat iemand het evenemententerrein binnenloopt.
6. Is er voldoende parkeergelegenheid?
Parkeren is bij een evenement op eigen locatie vaak een van de belangrijkste praktische aandachtspunten. Het parkeerterrein dat tijdens een normale werkdag voldoende is, kan tijdens een evenement ineens te klein zijn. Zeker wanneer medewerkers normaal samen rijden of bezoekers partners en kinderen meenemen.
Bekijk daarom vooraf hoeveel parkeerplaatsen werkelijk beschikbaar zijn. Zijn dat er te weinig? Dan zijn er verschillende oplossingen mogelijk, zoals parkeren op een nabijgelegen terrein, pendelbussen inzetten of gasten vooraf stimuleren om samen te rijden of met het openbaar vervoer te komen.
7. Wat gebeurt er als het slecht weer wordt?
Bij evenementen die geheel of gedeeltelijk buiten plaatsvinden is een slechtweerscenario eigenlijk onmisbaar. Een zonnige parkeerplaats kan perfect zijn voor een foodtruckfestival, familiedag of zomerfeest. Maar wat gebeurt er wanneer het regent of hard waait?
Denk vooraf na over overkappingen, tenten of een mogelijkheid om een deel van het programma naar binnen te verplaatsen. Ook bij mooi weer zijn schaduw, wind en temperatuur belangrijke aandachtspunten.
8. Kan catering praktisch worden uitgevoerd?
Een goede catering heeft ruimte nodig achter de schermen. Waar kunnen leveranciers lossen? Is er stromend water? Een kantine of bedrijfskeuken kan handig zijn, maar is niet automatisch geschikt om honderden gasten te bedienen.
Soms is het praktischer om buiten een tijdelijke cateringruimte of productiekeuken te creëren. In dat geval is het belangrijk dat er voldoende stroomcapaciteit is. Vooral apparatuur die verwarmt trekt veel vermogen.
9. Zijn geluid en omgeving een aandachtspunt?
Een feest met DJ, liveband of versterkt geluid kan invloed hebben op de omgeving. Zijn er woningen in de buurt? Liggen er andere bedrijven naast het terrein? Geldt er een bepaalde eindtijd of geluidsbeperking? In Nederland geldt dat er na 23.00 uur buiten geen versterkt geluid meer mag zijn.
Ook binnen het bedrijfspand speelt akoestiek een rol. Een lege fabriekshal kan er fantastisch uitzien, maar veel galm veroorzaken. Met podiumplaatsing, gordijnen, decoratie, technische aanpassingen en een goede geluidsinstallatie kan hier vaak veel aan worden verbeterd.
10. Kan de normale bedrijfsvoering worden gecombineerd met het evenement?
Een evenement organiseren op de eigen locatie betekent bijna altijd dat een deel van het bedrijf tijdelijk anders wordt gebruikt. Denk daarom ook aan de dagen rondom het evenement.
Wanneer kan de opbouw beginnen? Moeten machines worden verplaatst? Moet een magazijn leeg zijn? Kunnen leveranciers tijdens de opbouw nog terecht? En hoe snel moet alles na afloop weer operationeel zijn? Door dit vooraf goed te plannen voorkom je dat het evenement en de dagelijkse bedrijfsvoering elkaar in de weg zitten.
Er is veel mogelijk!
Een parkeerterrein, bedrijfshal, magazijn, showroom of kantoortuin lijkt misschien niet direct een evenementenlocatie. Maar juist een eigen bedrijfslocatie kan een evenement extra bijzonder maken. Met tijdelijke verlichting, tenten, podia, aankleding, catering en entertainment verandert een dagelijkse werkomgeving voor één dag in een compleet andere wereld.
En er is nog een belangrijk voordeel: het evenement vindt plaats op de plek waar het bedrijf zelf tot leven komt. Voor medewerkers, relaties en familieleden geeft dat vaak veel meer betrokkenheid dan een feest op een willekeurige externe locatie.
Benieuwd wat er bij jullie mogelijk is? De eventmanager van Advance Events komen graag vrijblijvend bij je langs voor een brainstorm over de mogelijkheden voor jullie evenement op eigen locatie. Stuur een e-mail of bel 010 – 750 4400.
We komen eerst even kijken
Of een bedrijfsterrein of bedrijfspand echt geschikt is voor een evenement kun je meestal niet alleen vanaf een plattegrond beoordelen. Daarom bekijken wij bij Advance Events de locatie graag vooraf. We kijken naar de beschikbare ruimte, routing, stroomvoorziening, cateringmogelijkheden, veiligheid, parkeren en de praktische uitvoering. Maar vooral ook naar de mogelijkheden.
Want een plek die op maandag nog gewoon een parkeerterrein, magazijn of bedrijfshal is, kan op vrijdag zomaar het decor zijn van een geslaagd bedrijfsfeest, jubileum, familiedag of open dag. Neem contact met ons op voor een locatiebezoek of meer informatie.
- Contact opnemen
- Offerte aanvragen
- Bel ons via 010 – 750 4400