Is onze bedrijfslocatie eigenlijk wel geschikt voor een evenement?
Een personeelsfeest in het magazijn. Een bedrijfsfestival op het parkeerterrein. Een jubileumfeest in de bedrijfshal of een open dag waarbij je letterlijk laat zien wat er binnen jullie bedrijf gebeurt.
Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om een evenement gewoon op hun eigen locatie te organiseren. En eigenlijk is dat helemaal niet zo vreemd. De locatie is er al, medewerkers kennen de plek en juist die vertrouwde werkomgeving kan tijdens een evenement ineens totaal anders aanvoelen.
Maar dan komt vaak al snel de vraag:
Is ons bedrijfsterrein of bedrijfspand eigenlijk wel geschikt voor een evenement?
In onze ervaring kan er op heel veel locaties meer dan je vooraf denkt. We hebben in de afgelopen jaren kantoren, bedrijfshallen, magazijnen, fabrieksterreinen en parkeerplaatsen zien veranderen in complete evenementenlocaties.
Toch is niet iedere vierkante meter automatisch geschikt. Daarom kijken we tijdens een locatiebezoek altijd eerst naar een aantal praktische zaken.
Dit zijn daarbij een aantal belangrijke punten
1. Is er voldoende ruimte voor het aantal gasten?
De eerste vraag lijkt eenvoudig: hoeveel mensen komen er en hoeveel ruimte hebben we? Maar alleen het aantal vierkante meters zegt niet alles.
Voor een feestavond waarbij gasten vooral staan, heb je een andere indeling nodig dan voor een diner met tafels en stoelen. Een bedrijfsfestival vraagt weer om ruimte voor foodtrucks, bars, podia, terrassen en activiteiten.
En bij een open dag speelt ook de routing door het bedrijf een belangrijke rol. Kijk daarom niet alleen naar de totale oppervlakte, maar vooral naar wat er tijdens het evenement in die ruimte moet gebeuren.
Soms blijkt een parkeerterrein voor 500 gasten prima geschikt, terwijl een ogenschijnlijk grote bedrijfshal door machines, stellingen of vluchtwegen veel minder bruikbare eventruimte heeft.
2. Hoe komen de gasten binnen?
Een goed evenement begint eigenlijk al voordat iemand een drankje in zijn hand heeft. Waar parkeren de gasten? Via welke ingang komen ze binnen? Waar worden ze ontvangen? Is er voldoende ruimte voor registratie of garderobe? En voorkom je dat honderden mensen allemaal op hetzelfde moment door één deur naar binnen moeten?
Bij evenementen op een bedrijfslocatie is de normale personeelsingang lang niet altijd de beste ingang voor het evenement. Soms creëren we daarom bewust een andere entree. Bijvoorbeeld via een feestelijk aangekleed parkeerterrein, een tijdelijke overkapping of een route langs een deel van het bedrijf.
Dat maakt niet alleen de logistiek beter. Het zorgt er ook voor dat medewerkers vanaf het eerste moment voelen: vandaag is dit even geen gewone werkdag.
Is er voldoende stroom?
Een punt dat nogal eens wordt onderschat. Een DJ, podiumverlichting, koelingen, koffieapparatuur, foodtrucks, heaters en decoratie kunnen bij elkaar behoorlijk wat stroom vragen.
Dat er ergens een stopcontact zit, betekent dus niet automatisch dat de elektrische installatie ook geschikt is voor wat je tijdens het evenement nodig hebt.
Vooraf brengen we daarom in kaart welke apparatuur wordt gebruikt, waar stroompunten zitten en wat de beschikbare capaciteit is. Is die capaciteit niet voldoende? Dan kunnen tijdelijke stroomvoorzieningen worden ingezet.
Beter om dat vooraf te weten dan wanneer de frituur, verlichting én DJ tegelijkertijd worden ingeschakeld.
4. Kunnen leveranciers makkelijk op- en afbouwen?
Voor gasten begint het evenement misschien om 16.00 uur. Voor de organisatie vaak veel eerder. Een podium moet naar binnen. Meubilair wordt geleverd. De cateraar komt met materialen. Licht en geluid worden opgebouwd. Misschien worden er tenten geplaatst of komen er foodtrucks het terrein op.
Daarom kijken we altijd naar de logistieke route.
Kunnen vrachtwagens het terrein bereiken? Is er een overheaddeur? Kan materiaal met een heftruck of pompwagen naar binnen? Moet alles door een kantoorentree? En kan de normale bedrijfsvoering tijdens de opbouw gewoon doorgaan?
Juist bij een evenement op eigen locatie is een goede planning hiervan belangrijk. Je wilt tenslotte niet dat de complete organisatie maandagochtend om 09.00 uur door de receptie moet terwijl het bedrijf gewoon aan het werk is.
5. Hoe zit het met veiligheid en vluchtwegen?
Een bedrijfspand is ingericht voor de dagelijkse werkzaamheden. Niet automatisch voor een paar honderd extra bezoekers.
Daarom kijken we onder andere naar vluchtwegen, nooduitgangen, maximale capaciteit, brandveiligheid, BHV, tijdelijke constructies en de bereikbaarheid voor hulpdiensten.
Belangrijk daarbij: een nooduitgang die normaal prima bereikbaar is, kan tijdens een evenement ineens achter een podium, bar of decorwand verdwijnen.
De eventinrichting moet daarom altijd worden afgestemd op de bestaande veiligheidsvoorzieningen van het pand. Afhankelijk van het soort evenement en de locatie kunnen daarnaast aanvullende eisen of vergunningen van toepassing zijn.
WIL JE DE ANDERE AANDACHTSPUNTEN WETEN?
Wil je ook overige 5 punten weten? Stuur ons een e-mail met als onderwerp “10 punten om te controleren”
MEER INSPIRATIE VOOR EEN EVENT OP EIGEN LOCATIE
Open dag op eigen locatie | Feest op eigen locatie | Festival op het bedrijf | Familiedag op eigen bedrijf
